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- 【店長の研究報告書ブログ003】 『 in and do「A5」』便利な使い方：その２
研究報告書という名の店長ブログ『in and do その２』
こんにちは！A5リフィル専門店「システム手帳研究所」店長の福富です。
私が16年かけて自作してきたオリジナルリフィル「in and do」の便利な使い方をご紹介するシリーズ。
今回は「その２」ということで書き留めたタスクリストを能率よく処理していく方法をお届けします。
あなたはタスクリスト（やることリスト）を作ったあと、こんな困りごとはありませんか？
・やることが書き出せてスッキリしたけど何から手を付けていいかわからない。
・処理済みと未処理が入り混じってしまいわかりにくい。
・パッと見た時にやることが膨大すぎてめげそうになる。
タスクがあまりにも多すぎる場合は、膨大にある「やること」を目の前にして「どうしたらいいんだろう」とクラクラしそうになることがありますよね。
この「in and do」リフィルはメモをとっていくだけでそのメモが自動的にタスクリストになります。そうすることで書き漏らしを無くし、時短することであなたのやるべきことにもっと集中できるようにデザインされています。
そんなあなたに、タスクリストを作ったあとにどんなふうに処理していけばいいか能率マニアの「in and do」リフィルを使った私のやり方を４つご紹介します。 少しでもお役に立てるコツがあれば嬉しいです。
・処理時刻を決めよう
・すぐに処理できないものにマーキング
・処理する順序で迷わない
・処理した後はマーキングを消す
なお、このブログはシリーズの2回目です。
１回目「タスクリストを作るまで」はこちらのブログをご覧くださいね。
それではまいりましょう！
こんな感じになります
「in and do」を１枚使い終えるとこのようになります。
書き留めたメモが自動的にタスクリストになりました。
１枚あたり最大１３個のタスクが書けます。
この時点で処理済みなのは６個。
これはメモった後、すぐに処理したものです。目安として２分以内に終わるタスクは後に回すよりもすぐに処理したほうが能率的です。
処理時刻を決めよう
あなたはタスク処理するときに時刻を決めていますか？
タスク処理のコツその１は処理時刻を決めることです。
あなたはやることが仕事中絶え間なく入ってくる感覚になったことはありませんか？
ひとつ仕事に取り掛かったら、途中で要件が入ってきて手が止まる。その割り込んできた要件を先に処理することになってしまって、机に戻ったときには自分が何をしていたか忘れてしまっている。
この状態は一日に多くのタスクを処理していくあなたにとって、とても負担が大きいやり方では無いでしょうか。
まとまってやることを処理していきたい。でもまとまった時間がとれない。
そんな時にオススメなのは何時になったら処理するという時刻を決めることです。
その時刻になったら一度入ってくる仕事を止める。
具体的には
・電話に出ない
・メールを見ない
・チャットをしない
私は夕方5時を処理時刻に決めています。
毎日5時になったら、その日5時までに入っているタスクを処理していきます。
なるべく短時間で終わるタスク処理から始めましょう。
とにかく未処理の数を短時間で減らすことが重要です。
すぐに処理できないものにはマーキング
処理時刻を設定したら、次にすることは「すぐできないこと」をどうするか決めることです。
例えば５時から処理するぞ！と決めても、タスク処理に３時間かかる仕事があれば５時から８時までかかる。１０時間かかる仕事があれば５時から夜中の３時までかかる。どうしても処理しきれないものが出てきますよね。
そんな時に大切なのは、「すぐできないこと」をどうするかあらかじめ決めておくことです。
すぐできないことには、次の２種類があります。
・処理するために相手にまかせるタスク
時間がかかるタスクは、自分が時間を使うこと。でも今はそれをする時間が無いから後回しというもの。
相手にまかせるタスクは、このタスクを処理するには自分以外の人の仕事を待たないといけないというもの。
この２種類にはこすると消える蛍光ペンでマーキングします。
こうすることで後回しにしたタスクがひと目でわかります。
簡単に色で分類分けをしておくと更にわかりやすくなります。
私の場合は
・時間がかかる優先度の高いタスク → 赤色
・時間がかかる優先度の低いタスク → 黄色
・相手を待っているタスク → 青色
の３色に分けています。
処理する順序で迷わない
後回しにしたタスクは改めて時間を作って処理していきますが、大事なのは迷わず次々と処理していくことです。
とはいえ急ぐ要件が目に入ってしまうと焦ってしまうもの。「次に何をしようかな〜？これも急ぐからな〜」と、次に何をするか決めるまでに時間がかかってしまい、いざ決めても次の仕事が気になって集中できない。これでは能率は上がりませんよね。
迷わず次々とタスクを処理するには、ポイント２でお伝えしたマーカーでの色分けが生きていきます。
私の場合は、次のルールで処理していきます。
・赤色（優先度の高いもの）→黄色（優先度の低いもの） の順番で処理。
・青色（相手マチのもの）は相手が回答するまで目もくれない。
「in and do」リフィルは、使っていくと自然と日付順に並ぶタスクリストです。
なので、先に書いたものから順番に処理していけばいい。
そして、マーカーで赤色にチェックした優先度の高いものから処理していけば重要な案件から先に処理していけるわけです。
処理した後はマーキングを消す
ここでちょっとこの写真を見てください。
左が処理済みの／だけつけたもの。
右がマーキングを消したものです。
どちらが未処理のタスクにパッと目がいきますか？
誘目性といって、色には人の目を引き、目立たせるという性質があります。
処理済みのタスクであっても、マーキングしたままではチェックの／よりも色の方に目がいってしまいます。
そこでオススメなのが、マーキングをこすると消える蛍光ペン。
処理済みになったらシャシャっとこするだけで蛍光ペンを消してしまうことができます。
このようにマーカーが乾いた後にこするときれいに消すことができます。
未処理がたくさんあるとマーキングが増えます。
増えすぎるとパッと見て未処理のものがどれか、わかりにくくなってモチベーションが下がります。
パッと見ただけで次に何をすればいいかわかりやすくすることで、やる気が上がり能率アップに繋がります。ぜひ試してみてくださいね！
いかがでしたか？
他にも色々使い方のコツがありますのでまた更新させていただきますね。
ご意見、ご感想などございましたらぜひお寄せください。
本日も最後まで読んでいただいてありがとうございました。
またお会いしましょう！
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