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- 【店長の研究報告書ブログ006】このタスク誰待ち？保留しないといけないタスクの扱い方のコツ
研究報告書という名の店長ブログ『in and do その５』
タスクリストの管理がうまくいかなくなる原因
こんにちは！
能率アップにこだわり続ける
A5リフィル専門店「システム手帳研究所」店長の福富です。
突然ですがタスクリスト（＝やることリスト）を使う時。
「管理がうまくいかなくなる原因をひとつだけ挙げて」と言われたら
私はこう答えます…
保留タスクの扱いのせいだと。
あなたは保留する案件をどう扱うか
ルールを決めていますか？
今回は「保留しないといけないタスクをどう扱うか」というお話です。
私は常々30アイテム以上の案件を同時進行しています。
当然ですが、先方待ちの状態「保留」になっている案件も多い。
そんなときにも保留案件を見失わずに管理してくためにはどうしたらいいか。
失敗を繰り返しながらコツを研究してきました。
私なりのやり方が少しでもあなたの参考になれば嬉しいです。
それでは参りましょう！
タスクリストに紛れ込む
すぐに始められない「保留」タスク
タスクリストの役割を整理しましょう。
タスクリストはやったら終わるものを箇条書きにしたやることリストです。
やることを書き出すことで頭の中をすっきりさせて、自分が次にやることを迷わないようにしてくれます。
そんな役割のタスクリストですが、中には困ったものが紛れ込みます。
それがすぐに始めることができないタスクです。
すぐに始められないタスクの代表的なものはこの２つです。
・日時が来たら始めるからそれまで待つもの。
この2種類のタスクは今すぐ自分がやったら終わるものではありません。
他の人がやってくれるのを待って、それができてから自分がやる。
あるいは決められた日時が来たらその日時でスタートして自分がやる。
そんな性質のものです。
これらはどうしても「保留」という扱いになってしまう。
この類のタスクは、自分がやったら終わるタスクと明確に分けて置く必要があります。
そうしないと、今すぐ終わらせられるタスクを見つけるのに時間がかかる。
せっかくやることをリスト化したのに、その中から今すぐできることを探すという無駄な作業が発生してしまいます。
それに、たくさんタスクがあると仕事が終わらないストレスを感じてしまい精神衛生上よくありません。
とはいえ、タスクリストの外に保管するのも手間ですし、目に触れなくなることで必要な時に思い出せなくなるとトラブルの元です。
この保留タスクをどう扱えばいいのでしょうか？
《研究結果：１》
「日時待ち」と「人待ち」で扱いを変えます
まず保留案件をすぐに進められない原因で2つに分けます。
・他の人の作業や回答を待っているタスク→人待ち
日時待ちのタスクはスケジューラーにセットしましょう。
日時待ちのタスクについてはその日、その時になったら思い出すことが大事です。
逆にその日その時になるまでは忘れてもいいタスクです。
なので、Googleカレンダーなどのスケジューラーにメモをしてタスクを終了扱いにします。
必要な日になったら思い出せるようにスケジュールしておくことで、「その時まで忘れていて構わないタスクだ」と判断するわけです。もちろんその日になったら思い出せないといけませんので、自分が毎日見ているスケジューラーに記録することがポイントです。
私の場合、スケジューラーはGoogleカレンダーを使っています。
クラウドに保管されるのでスマホ、タブレット、パソコンのどれからでも操作できて、色を付けたり、予定を移動したりが簡単なので重宝しています。
人待ちのタスクは青色の蛍光マーカーを引いておきましょう
人待ちのタスクについては青色の蛍光マーカーでチェックしましょう。
つまり、内容を読まなくても
・青色でマーキングされている「人待ち保留タスク」と
・「未処理のタスク」が
一瞬で区別できるようにしておくわけです。
慣れると青色マーカーは「すぐ処理しなくて良いものだ」と一瞬で見分けて、未処理タスクにだけ集中することができるようになります。
もちろん人待ちタスクもリストには残りますので、次のようなメリットがあります。
・自然に目に触れることで思い出せる
・無くならない安心感がある
・処理が終わっていない人待ちタスクがあることがわかる
《研究結果：２》
「人待ち」タスクのマーカー色の付け方
私は、このようにタスクの種類ごとに色替えしてマーキングすることを魔法のマーカー法と呼んでいます。
色には人の目や心に働きかける魔法のチカラがあります。
色をつけることで一瞬で識別できる。
しかも、色によってすぐに目についたり、目に付きにくくすることもコントロールできます。
例えば慣れ親しんでいる「信号機」のように色分けしてみましょう。
・赤色 ・・・ 重要な注意がひつようなタスク（目を引く赤色）
・黄色 ・・・ 赤よりも重要度、緊急度が低いタスク（注意を促すが赤より目を引かない黄色）
・青色 ・・・ 人待ちのタスク（目を引きにくい青色）
色が多すぎても識別に時間がかかりますので、この３色で十分です。
先ずパッと目に入る赤色のタスクから処理をする。
次に黄色。
青色は頼んでいる人から回答が来るまで保留している。
この判断が一瞬でできることでタスクリストがわかりやすく、ストレスの無いものに変身しますよ。
ちなみに、処理済みになったら蛍光マーカーは消したいので「消せる蛍光マーカー」を使うことをオススメします。
【研究結果：まとめ】
・日時待ちはスケジューラーに移動してタスク終了にしましょう！
・人待ちはマーカーで色を付けて一瞬で見分けられるようにしましょう！
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