情報がぐちゃぐちゃになっていませんか？

こんにちは！
A5リフィル専門店「システム手帳研究所」
店長の福富です。

あなたは仕事中に入ってくる情報をどうメモしていますか？
ミーティングや会議。電話に打合せ。
仕事中に「話しかけられる」ことってとても多いですよね。

話した内容のひとつひとつはとても大事。
もしもやるべき仕事を忘れてしまったらすぐにトラブルに繋がります。
忘れないように当然メモを取る。
私も一日中メモを取っています。

しかし、夕方になって一息ついた時。
机を見直すとメモだらけ。
何が重要なのかがわからない。
とりあえず片っ端から処理していくぞ！と、がんばるけれど…。
何やかんや時間がかかって、急ぎの仕事まで手が回らず気づいたときにはトラブルに…。
あなたもそんな経験をしたことはありませんか？

今回はそんな

というあなたに、「１冊の紙の手帳を使うと便利ですよ！」というお話です。

何か少しでもお役に立てる情報があればうれしいです。
それでは今回もごゆるりとお付き合いください。

情報がぐちゃぐちゃになる
理由と解決方法

適当な紙切れなどにメモをしたときに、そのメモを無くしてしまったことはありませんか？
「○○さんから連絡もらったあのメモ。どこにやったかな〜」と。

情報を処理することよりも
情報を探す方に時間がかかってしまうと、
本当に嫌になりますよね。
忙しいときにそんな状況になると精神衛生上よくありません。

それにバラバラになった情報をあとからまとめるのも大変。
仕事をしていると、同時に複数のプロジェクトを進めることも日常的です。

「Aの案件についてですが〜」
「Bの件どうなってる？」
「Cの納期はいついつに変更です〜」
「やっぱりAの件なんだけど〜」

いっぺんに情報が入ってこない。
断片的な情報を受け取って取りまとめて…。
連絡を受け取った時にすぐに整理整頓できればいいけれど。そんな時間もとれずにどんどん情報が入ってくる。

困りますよね！
アレも気になるコレも気になる。心配で安心感が無い。

こんな時、どのようにメモしていますか？
メモをとることはすごく大切ですが、何にでもメモしていくと後になって情報の整理整頓ができずに大変な思いをすることになります。

そんなあなたにオススメの解決方法は…

いつも手帳を持ち歩いて「1冊の紙の手帳にメモをする」ということです。

なぜ１冊なのか？
なぜ紙なのか？
なぜ手帳なのか？

それは「自動的」に「時系列」という「整頓される軸」ができるからです。

「１冊の紙の手帳にメモをする」
３つのメリット

なぜ１冊の紙の手帳にメモをするといいのか？

先に結論をお伝えしますと次の３つがあげられます。

ひとつづつ見ていきましょう。

《メモのコツ：その１》
情報の入り口は１箇所にしよう

情報の入り口を１箇所にすること。
これだけでもすごく便利で業務改善に繋がりますので、未だの人はぜひ試していただきたいです。

やることは単純です。
情報は全部ここにあるという状況にすること。
具体的にはメモはこの１冊にとると決めることです。
それだけで大きな効果が生まれます。

それは「探す」という無駄時間を無くせるということ。

実は仕事時間の多くを「探す」ことに使っている人はとても多いと言われています。
「探す」時間は成果を生まないので、なるべく少なくしたいですよね。
情報の入り口を１箇所にすることで、どこに情報を書きとめたかを探す手間が無くなります。

この１冊にしか情報を書いていないわけですから。

逆にこの１冊を見ても見つからない情報は「そもそも書いていないんだ」と判断できます。
「ああ書いて無かったんだな〜」って。すぐに諦めがつきます。

書き忘れたんだとわかる。

これがわからないと大変です。
見つからない情報を探してしまうから。

無いものを探して結局見つからなかった。これは本当に時間がもったいない。
そんな徒労からはもうさよならしましょう。

情報の入り口は１箇所にする。メモは１冊の手帳に書く。
これだけであなたの生産的な時間を増やすことにつながります。

《メモのコツ：その２》
すぐに書き始められるようにしよう

情報の入り口を１箇所にする手帳に必要な条件は次の２つです。

情報はいつ何時入ってくるかわかりません。
だからいつも自分の手の届く場所にあって、すぐに書き始められないといけません。

紙の手帳であれば見出しを付けておくことで１秒で書き始められます。

私はプラスチック製の見出しリフィルを取り付けています。

《メモのコツ：その３》
情報を時系列に並べよう

自動整理される安心感

紙の手帳にメモをすると勝手に時系列に並んでくれます。

例えば私が16年かけて自作してきたオリジナルリフィル「in and do」というタスクリストがあります。こちらをご覧ください。

上のボックスから順番にメモを取っていくと、
上の情報が古く、
下にいけば新しくなっていきます。

一つ一つの情報が時系列に並んでいってくれます。
しかも、特に意識しなくても、ただ順番にメモをとっていくだけで自動的にそうなる。

これが紙の手帳にメモをすると得られる安心感です。

時系列は人間の感覚に沿っている

時間間隔というのは人間の感覚に沿うものになっています。
その話をしたときの状況を思い出すときに、その前後の情報と紐付いてより鮮明に思い出されます。
時系列に並んだ情報を見ると、断片的な情報を見るよりも思い出しやすい。それが精神的にも安心感を与えてくれるわけです。

情報を処理する順番の目安になる

時系列に情報が並ぶことで、処理していく順番の目安になります。

重要で優先順位の高いものから処理していけばよいのですが、それではいつまでも処理されないタスクが残ります。
時系列で古いものから処理していけば、お客さんを必要以上にお待たせすることも無くなり、あなたの仕事の品質アップにもつながります。

それに、古い情報が未処理のままいつまでも残ることで、「そろそろやらないとマズイ（汗）」と自分のやる気を引き出すことにも繋がりますよ。

まとめ

あとがきと宣伝ですｗ

いかがでしたか？
今回は情報がぐちゃぐちゃになってしまい、整理整頓で困っているあなたに、紙の手帳を使って快適なメモを取るコツをお伝えしました。

ところで「１つだけ持ち歩く情報の入り口」は何がいいか？
メモ帳。綴り手帳。ノート。付箋。デジタルメモ。タブレット。
「A５リフィル専門店　システム手帳研究所」の店長である私はのオススメは…

やっぱり「A５サイズのシステム手帳」がオススメw!!

そして使うリフィルは私が16年かけて自作してきた
「メモが自動的にタスクリストになるリフィル『in and do「A５」』」がオススメですよw！
このリフィルはこちらからお求めいただけます。
詳しい使い方なども書いていますので、タスクリストを自作している方も参考にぜひチェックしてみてくださいね。

他のブログでも使い方を説明しています。

最後までお読みいただき本当にありがとうございました。

これからも業務改善につながる楽しい情報をお届けできるように、日夜システム手帳のリフィル研究に勤しんでいきますので、またご覧くださいね。
これからもよろしくお願いいたします。

私が使っているメモ用のリフィルのご紹介はこちらから

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店長：福富康一
印刷営業歴20年。紙パッケージ印刷ディレクター。
その間に扱った印刷物は10,000点以上。
A５システム手帳使用歴は16年になります！

製造・販売：大洋印刷株式会社
広島県東広島市にある創業67年のパッケージ印刷会社。
オンデマンド印刷機と加工技術で
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「システム手帳に興味がある！」
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「システム手帳研究所」では、私のあったらいいな！をカタチにしたリフィルをどんどん研究開発して商品化していきますので、ぜひあなたの「ここがこうだったらいいな！」というお声をお寄せください。

あなたのお声を反映したリフィルを研究開発して商品化していこうと思います。

お声をいただく際には、あなたの想いもぜひお書きくださいね。
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あなたのあったらいいな！の想いが、誰かの困った！を解決できるチカラになると思います。

お声をいただくお問い合わせフォームはこちら！

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ぜひ一緒に楽しんでいきましょう！
よろしくおねがいします！

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