こんな感じの箇条書きのことですね。

タスクリストを作る目的はたくさんありますが、大きなところで次の２つがあげられます。

今回は、数あるタスクリストの中でも、私が16年間にわたって自作を繰り返し、ようやくたどり着いたオリジナルのタスクリスト『 in and do「A5」』をご紹介させていただきながら、次のようなお悩みを持っておられる方へ少しでもお役に立てる内容をお伝えできればうれしいです。

一つでも当てはまった人には是非参考にしていただきたい内容です。
私のやらかしエピソードや、メモの取り方のコツなどお話します。

それではゆったりお付き合いください！

タスクリスト作成を自動化する方法

あなたはタスクリストをわざわざ時間を使って作っていませんか？

あなたは「メモ」をとるとき、

・メモ帳にとったり
・手帳にとったり
・ノートにとったり
・その辺の紙きれにとったり

バラバラに書き留めていませんか？

そして一生懸命働いて、一日が終わったときに、
気がつけば机の上はメモの山。

何から手をつけたらいいのかわからない。

そんな経験はありませんか？

「後からまとめよう！」と思う。
でも、まとめる時間がなかなかとれない。

いざまとめようとしても
「書き漏らしが発生してしまい重要な案件を処理し忘れる」
なんてことも考えられますよね。

そんなあなたにまず試していただきたいオススメなやり方があります。

それは…
「仕事の入り口をひとつにする」ということ。

つまり、メモはあっちこっちに書かずに、
すべてを「これ！と決めた1箇所」に書き留めてみてください。
ということです。

私にはマイルールがあります。

それは、『電話がかかってきた時に、必ずA5システム手帳を開いて、ペンを握り、メモがとれる態勢になるまで、電話を取らない！』ということ。
これには私がまだ20代だったころの苦い経験があります。

心に刻んだやらかしエピソード

印刷営業マンとして働く私。入社１０年目で担当先も多く、毎日忙しく働いていました。

その日の夕方、とあるお客様からご注文のお電話をいただきました。おそらくその辺のメモ紙にメモったと思います。
内容は２つ。1つ目はご注文。そして２つ目はクレームでした。
ちょっとしたクレームでしたが、少し焦ったのを覚えています。

電話を切ったときには、クレーム対応のことしか頭になく、1つ目のご注文のことは完全に頭から無くなっていました。
とにかくクレームに対応しなきゃ！と慌ただしくうごきました。

ようやく落ち着いて数時間経ったあと、机に戻った。
そのとき１つ目のご注文のメモがどこかに無くなってしまっていたんですね。

はい！アウトです！完全にアウト！やらかしてしまいました。

次にそのご注文のことを思い出せたのは、それから２週間後。
お客様から納品されていないというクレームのお電話をいただいたときでした（涙）。
まさに血の気が引くとはこのことです。

仕事のご連絡はいつ何時入ってくるかわかりません。
特に電話に注意です。その時どうメモるか！

当時の私の「やりもらし」トラブル原因ナンバー１は「電話」でした。忘れっぽい性格かので必ずメモを取る習慣はあるのですが、ついついその辺にあるメモ紙にメモしてその紙を無くすというトラブルが一番多かった。
無くさないにしても書類の山に埋もれてしまって、掘り出したときには既に時遅し。といったことも多かった。

そこで先程のA5システム手帳を開いてペンを握るまでは電話に出ないというマイルールが生まれたわけです。

これには精神的なハードルがありました。
せっかく電話をかけていただいたお客さんをお待たせしたくない。すぐに電話にでなくちゃという気持ち。
ありますよね。
それが壁になって、ついA5システム手帳を開かずに電話に出てしまう。
そしてメモがとれずに失敗してしまう。

思ったんです。
結局電話に出ることがすこし早くなるよりも仕事の品質を高める方が重要だと。

とにかく割り切るようにしました。

今ではA５システム手帳を開かないと、絶対に電話に出ないようにしています。

それから「どうしたら電話でのトラブルを防げるか」メモの取り方の研究を重ねてきました。
その16年に渡るトライアンドエラーの結果、私の電話対応ノウハウが全部詰まっているのがA5システム手帳用のオリジナルリフィル『 in and do「A5」』です。
もちろん電話対応だけではなく、日常的な打合せなどあらゆるメモに使えます！

メモがそのままタスクリストになる
生産性向上リフィル
『 in and do「A5」』誕生！

繰り返しますが仕事の入り口をひとつにすることはとても重要です。あっちに書いたり、こっちに書いたりしないこと。
そうすることでやることを迷子にせずに、順番に処理できるようにしていくことができます。

それをいかに快適にやっていけるかを追求してできたのがこのリフィルです。
このリフィルは仕事の入り口のメモとして必要な情報がパッと見てわかるようにデザインされています。

この「パッと見てすぐわかる」ということにものすごくこだわっています。
ここ重要なので繰り返しますね！
「パッと見てすぐわかる」！！

このスピード感こそが紙のリフィルを使う最大の利点だと思います。

『in and do「A5」』の使い方
タスクリストをつくるまで

それではいよいよこのリフィルの使い方をご説明致します！
in and doに書き留める内容。
それはこの７つ。

この７つが会話しながら自然にメモできるようにデザインされています。

１．いつ（日付）

　

電話が鳴ったら、まずやること。
　それは手帳を開くこと。
　そしてにサッと今日の日付を書くことです。
　いつ連絡をもらったのか。これを書いておくと後から情報を検索するときにも役立ちます。
　順番に書き留めていくだけでも時系列に並んで整理されていきますが、正確な日付があるのと無いのとでは後から見返した時に情報の説得力が違います。
　「○月○日にこのようにご連絡いただきましたよ」とお客さんにお伝えできるだけでも喜んでいただいたことも多いです。
　また、このリフィルは日付がひとつのメモとメモを区切る目印の役割も果たします。

２．誰から

　

電話に出たら次にやること。
　それは誰からの連絡なのかをサッと書き留めることです。
　スマホに表示されていれば電話に出る前にメモっておくとよいでしょう。
　これも後から見直すときに、「あれ？これ誰から聞いた内容だったっけ？」を防ぐことができます。
　また、情報を検索するときも、名前を書いておけばその名前を探してサッと情報にたどり着けます。

３．どの案件（何の要件で）

　

案件名、プロジェクト名など、カテゴリーを書き留めましょう。
　電話では、「○○の件ですが」とお客さんがおっしゃるのでその言葉をメモします。
　このように「いつ、誰が、何の要件で」の３つは電話でのメモでは非常に抜け落ちやすい内容です。
　電話をうけた直後であれば思い出せるのですが、１日後、２日後に思い出せるかとなると微妙です。
　このリフィルではこの３つがいつも同じ位置にメモできて後から見やすいように整理されるようにデザインされています。

　

そして、ときにはもちろん電話以外の内容をメモすることもあります。
　「あっこれ覚えとかなきゃ！」とか「あっこれ後でやっとかなきゃ！」という自分で思い出した類のメモですね。
　そんな時には「何の要件か」から書き始めます。
　要件を明確にすることで後から見返した時に「あれ？これって何のことだったっけ？」となることを防ぐことができます。

４．内容

　

内容をメモします。
　一つの案件を一つのBOXに書いていくと後々管理しやすくて便利です。
　２つ３つとBOXを贅沢に使っていってください。

５．何をするか

　

さて、ここが結構重要なところです。
　結局その後、自分が何をするかをサッと書き留めておきます。
　コツは漢字一文字程度で表現できるように記号化しておくこと。
　私の場合は、特によくあるご要望事項は記号にしています。
　例えば、見積もりする→○見。起票する→○起。など。
　そうしておくことで自分がやることがリスト化できる。
　メモした内容がそのままタスクリスト化されるわけです。

６．いつまでにするか

　

そのタスクに期日がある場合はこの欄に書いておきます。
　とはいえすべてのタスクに期日が設定されているわけでは有りません。
　そのため、私は急ぎなのかどうかだけ書き留めるようにしています。
　もっと具体的に言うと「今日」やらないといけないか「明日」までにやらないといけないかの２つを書いています。

７．重要かどうか

　

最後に重要な案件かどうか優先度を記す四角をご自由にお使いください。
　ここに○がついていると最優先に処理するとかに使えます。
　アルファベットで区分するのもいいでしょう。

　

書き終わったらメモを見てください。
なんと勝手に「タスクリスト」になっているんです！
メモが自動的にタスクリストになるから後で書き写したりする手間もありません。
もちろん書き漏らす心配もない。

　

あなたはデザインに沿ってメモをとっていくだけ。
あとは自然にできたタスクリストを、バシバシ処理していく。

　

やることがひと目でわかるので頭もスッキリして
今やるべきことに集中できることでしょう！

　

ぜひこのメモが勝手にタスクリストになる感覚を試してみてくださいね。

いかがだったでしょうか？
お客さんから電話がかかった時に、自然とメモをとっていくだけで、電話が終わったときにはタスクリストが出来上がってしまいます。

あとはやるだけです。

今回は、使い方「その１」として　このタスクリストにタスクが入るまでをお話しました。
次回は、「その２」として　タスクを実際に処理していく時に役立つ便利な使い方をお伝えします。

本日も最後まで読んでいただいてありがとうございました。
またお会いしましょう！

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タスク処理に役立つ知識編

店長の研究報告書ブログ
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店長：福富康一
印刷営業歴20年。紙パッケージ印刷ディレクター。
その間に扱った印刷物は10,000点以上。
A５システム手帳使用歴は16年になります！

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よろしくおねがいします！

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